Klokkenluidersregeling

Dit klokkenluidersbeleid werd opgesteld in lijn met de Europese richtlijn 2019/1937 ‘inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden’ en met de omzetting ervan in de Belgische wetgeving (Wet dd. 28/11/2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen ene juridische entiteit in de private sector).

Op deze webpagina lees je onder andere wie een melding kan doen, wat en hoe je kan melden en wanneer je als melder wordt beschermd.

Bij Sterima kan je als klokkenluider schriftelijk een melding doen via e-mail: whistle@sterima.be door middel van het formulier “Interne melding klokkenluider”, hetwelke je hier kan terugvinden.

Enkel de meldingsbeheerder zal toegang hebben tot de identiteit van de melder en zal dit vertrouwelijk houden. De meldingsbeheerder kan wel vertrouwelijke informatie (behalve persoonsgegevens van de melder) meedelen met bepaalde interne diensten om de feedback te waarborgen.

Er is een mogelijkheid om meldingen anoniem te doen. Indien je je identiteit niet kenbaar maakt, dien je aan te geven op welke manier de meldingsbeheerder je kan contacteren voor feedback of dien je de meldingsbeheerder zelf opnieuw te contacteren voor feedback.

Het is aan te raden dat de melder in dat geval een e-mailadres creëert waaruit zijn identiteit niet achterhaald kan worden, zodat de melder wel feedback kan ontvangen terwijl de identiteit anoniem blijft.

1. Doelstelling

Het doel van dit klokkenluidersbeleid is om werknemers en andere belanghebbenden de mogelijkheid te bieden om inbreuken in een werkgerelateerde context op bepaalde wetgeving en reglementering op een vertrouwelijke manier te kunnen rapporteren, zonder te hoeven vrezen voor vergelding en om een passend onderzoeksproces te waarborgen. Diegene die een dergelijke melding doet wordt de “klokkenluider” genoemd.

Deze policy heeft geen betrekking op klachten over je dienstverband. Hiervoor verwijzen we je naar de HR-afdeling. Vooraleer een melding te doen onder dit beleid, word je verzocht om eerst de normale rapporteringskanalen te gebruiken en om dit vooraf met je leidinggevende te bespreken, voor zover deze niet bij de zaak in kwestie betrokken is.

2. Wie kan een melding doen?

Onder meer volgende personen die informatie hebben verkregen over inbreuken binnen het kader van de onder punt 3 genoemde gebieden, in een werkgerelateerde context, kunnen een melding doen:

Werknemers, kandidaat-werknemers, ex-werknemers
Zelfstandige medewerkers (zoals consultants)
Vrijwilligers, stagairs (al dan niet betalend)
Aandeelhouders, managers, directie
Leveranciers, aannemers en onderaannemers
Personen die de klokkenluider helpen/ondersteunen om de melding te doen (collega’s, familie,…)

Dit beleid is ook van toepassing op melders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of nog moet aanvangen, indien zij informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

3. Wat kan je melden?

De klokkenluiderswetgeving begrenst de wettelijke bescherming van klokkenluiders tot inbreuken die betrekking hebben op volgende gebieden:

inbreuken i.v.m. overheidsopdrachten
inbreuken i.v.m. financiële diensten, producten en markten (incl. het voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme)
inbreuken tegen de veiligheid en conformiteit van producten
inbreuken tegen veiligheid van vervoer
inbreuken tegen milieubescherming
inbreuken tegen nucleaire veiligheid of beveiliging tegen schadelijke stralingen
inbreuken tegen de voedselveiligheid, voederen van dieren en dierenwelzijn
inbreuken tegen de volksgezondheid
inbreuken tegen consumentenbescherming
inbreuken tegen bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
inbreuken bij de bestrijding van belastingfraude
inbreuken bij de bestrijding van sociale fraude
inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad
inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Een inbreuk wordt gedefinieerd als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of in strijd met het doel of de toepassing van de regelgeving die hierboven worden opgesomd. Ook een poging tot het verhullen van een dergelijke inbreuk of een mogelijke inbreuk waarbij het heel waarschijnlijk is dat deze zal plaatsvinden valt onder dit toepassingsgebied.

Opmerking: voor meldingen van inbreuken op gebied van financiële diensten, producten en markten en het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, kan elke persoon een melding doen, ongeacht of de melder de informatie heeft bekomen in een werk-gerelateerde context.

De wetgeving is niet van toepassing op onder meer informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim of het beroepsgeheim van advocaten.

4. Hoe kan je een melding doen?

Alvorens je een melding doet onder dit beleid dien je eerst de normale rapporteringskanalen te gebruiken en je leidinggevende aan te spreken, tenzij deze bij het incident is betrokken. Als je terughoudend bent om een melding te maken via de normale meldingskanalen, kan je een melding doen via onderstaande meldingskanalen.

4.1. Interne meldingen

Het interne meldkanaal wordt niet alleen binnen het bedrijf, maar ook door de wet- en regelgever naar voor geschoven als het meest geschikte rapporteringskanaal.

Binnen Sterima kan je als klokkenluider schriftelijk een melding doen via e-mail: whistle@sterima.be door middel van het formulier “Interne melding klokkenluider”, bijgevoegd als bijlage aan deze policy.

4.2. Behandeling van de melding

De ontvangen meldingen zullen worden geregistreerd en binnen de 7 kalenderdagen na de melding wordt een ontvangstbevestiging verzonden aan de melder.

De meldingen zullen worden behandeld vanuit een besloten, veilig en beschermd systeem. Zij worden onderzocht, gecontroleerd, opgeslagen en behandeld door een onafhankelijk persoon zijnde de Meldingsbeheerder, die de communicatie met de klokkenluider zal onderhouden.

Uiterlijk binnen de 3 maanden krijgt de melder feedback over de resultaten van het onderzoek dat werd gevoerd n.a.v. zijn/haar melding, op voorwaarde dat deze melding binnen de wettelijke scope van een klokkenluidersregeling valt.

4.3. Externe meldingen

Een melder kan ook beslissen om gebruik te maken van een extern meldkanaal buiten het bedrijf, hetzij nadat een melding via de interne kanalen werd gedaan, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op externe meldingskanalen, als hij/zij deze geschikter acht.

De Federale Ombudsman werd door de Belgische wetgever belast met de taak om de meldingen via externe meldingskanalen te coördineren. Via de website https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders kan een externe melding worden gedaan bij de Federale Ombudsman.

Daarnaast werden er voor bepaalde sectoren specifieke bevoegde autoriteiten aangewezen, zoals de GBA of FSMA.

4.4. Publieke openbaarmaking

Een publieke openbaarmaking is slechts toegestaan voor zover:

de interne en externe meldingen onbehandeld blijven en er geen passende maatregelen worden genomen of
de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reëel gevaar vormt voor het algemeen belang of
er in het geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, omwille van bijzondere omstandigheden van de zaak.

5. Wanneer wordt de melder/klokkenluider beschermd?

5.1. Welke bescherming?

De identiteit van de melder die een melding te goeder trouw doet blijft strikt vertrouwelijk en kan slechts in een heel beperkt aantal wettelijke gevallen worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die bevoegd zijn voor het ontvangen, het onderzoek en opvolging van de melding:

wanneer de melder daartoe zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming geeft of
op basis van een verplichting, die voortvloeit uit een bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedure (o.a. om de rechten van verdediging van de betrokkene te waarborgen).

Als klokkenluider ben je beschermd tegen represailles. Zij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor een dergelijke melding mits ze redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding noodzakelijk was voor het onthullen van een inbreuk. Er kan in deze situatie ook geen enkele professionele sanctie uitgesproken worden als gevolg van een dergelijke melding (denk aan een ontslag). Een klokkenluider die toch represailles ondervindt kan een schadevergoeding vorderen.

5.2. Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?

Alleen melders die aan de volgende voorwaarden voldoen genieten deze bescherming:

de melder dient gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist is én die ter goeder trouw zijn, kunnen van de bescherming onder de klokkenluiderswetgeving genieten en
de melder dient een melding doen via het intern meldkanaal, via het extern meldkanaal of onder bepaalde voorwaarden via een openbaar kanaal (de pers bij voorbeeld).

5.3. Ondersteuningsmaatregelen

De melder heeft toegang tot het Federaal Instituut voor de bescherming en bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) wat betreft de wettelijk voorziene ondersteuningsmaatregelen. Dit instituut is het gekwalificeerd en centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders en is verantwoordelijk voor hun ondersteuning. (https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl/klokkenluiders/wat-doet-het-firm-voor-klokkenluiders)

5.4. Sancties

De klokkenluiderswetgeving voorziet in aanzienlijke strafsancties ten aanzien van de juridische entiteit in geval van represailles tegen de klokkenluider.

De wetgever heeft eveneens voorzien in sancties ten aanzien van de melder wanneer wordt vastgesteld dat hij/zij bewust valse informatie heeft gemeld of openbaar gemaakt heeft of indien hij misbruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure.

6. Verwerking van persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de klokkenluidersregelgeving gebeurt overeenkomstig de Europese Verordening 2016/679 ofwel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).