Procédure de dénonciation

Cette politique de dénonciation a été rédigée conformément à la directive européenne 2019/1937 « relative à la protection des personnes signalant des infractions au droit de l’Union » et à sa transposition en droit belge (Loi dd. 28/11/2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé).

Sur cette page web, vous pouvez lire, entre autres, qui peut signaler une violation, ce qu’il faut signaler et comment le faire, et quand vous êtes protégé en tant que dénonciateur.

Chez Sterima, les dénonciateurs peuvent faire un rapport écrit par e-mail : whistle@sterima.be en utilisant le formulaire de signalement « Rapport Interne Lanceur d’alerte », que vous pouvez retrouver ici.

Seul le gestionnaire de dénonciations aura accès à l’identité du dénonciateur et la gardera confidentielle. Toutefois, le gestionnaire peut partager d’information confidentielle (autres que les données personnelles du dénonciateur) avec certains services internes afin d’assurer un retour d’information.

Il est possible de faire un rapport anonyme. Si vous ne révélez pas votre identité, vous devez indiquer la manière dont l’administrateur chargé du rapport peut vous contacter pour obtenir un retour d’information ou vous devez contacter à nouveau l’administrateur chargé du rapport pour obtenir un retour d’information.

Dans ce cas, il est recommandé que le dénonciateur crée une adresse mail sur base de laquelle son identité ne peut être retrouvée, de sorte que le dénonciateur puisse recevoir un retour d’information tout en conservant son anonymat.

1. But

L’objectif de cette politique de dénonciation est de permettre aux employés et aux autres parties prenantes de signaler, dans un contexte professionnel, des infractions à certaines lois et réglementations de manière confidentielle, sans crainte de représailles, et de garantir une procédure d’enquête appropriée. Les personnes qui font un tel rapport sont appelées « dénonciateurs ».

Cette politique ne couvre pas les plaintes relatives à votre emploi. Pour cela, nous vous renvoyons au département des ressources humaines. Avant de faire un rapport dans le cadre de cette politique, vous êtes prié d’utiliser les voies normales de signalement et d’en discuter au préalable avec votre supérieur hiérarchique, dans la mesure où celui-ci n’est pas impliqué dans l’affaire en question.

2. Qui peut faire une notification ?

Les personnes suivantes, entre autres, qui ont obtenu d’information sur des infractions dans le cadre des domaines mentionnés au point 3, dans un contexte professionnel, peuvent déposer un rapport :

Employés, employés potentiels, anciens employés ;
Salariés indépendants (tels que les consultants) ;
Bénévoles, stagiaires (rémunérés ou non) ;
Actionnaires, dirigeants, direction ;
Fournisseurs, entrepreneurs et sous-traitants ;
Personnes qui aident/soutiennent le dénonciateur dans sa démarche (collègues, famille,…)

Cette politique s’applique également aux dénonciateurs dont la relation de travail a pris fin ou doit encore commencer s’ils ont obtenu d’information sur des infractions pendant ou après la fin de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.

3. Que pouvez-vous signaler ?

La législation sur la dénonciation limite la protection juridique des dénonciateurs aux infractions liées aux domaines suivants :

infractions en matière de marchés publics
les infractions relatives aux services, produits et marchés financiers (y compris la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme)
les infractions à la sécurité et à la conformité des produits
infractions à la sécurité des transports
les infractions à la protection de l’environnement
Infractions à la sûreté nucléaire ou à la sécurité contre les radiations nocives
les infractions à la sécurité alimentaire, à l’alimentation animale et au bien-être des animaux
infractions contre la santé publique
les infractions à la protection des consommateurs
les atteintes à la protection de la vie privée et des données personnelles, et à la sécurité des réseaux et des systèmes d’information
infractions dans la lutte contre la fraude fiscale
infractions dans la lutte contre la fraude sociale
les infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union
Infractions au marché intérieur, y compris les infractions aux règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’État.

Une infraction est définie comme un acte ou une omission qui est illégal ou contraire à l’objectif ou à l’application des règlements énumérés ci-dessus. Est également incluse dans ce champ d’application la tentative de dissimuler une telle infraction ou une infraction potentielle lorsqu’il y a une forte probabilité qu’elle se produise.

Note : Pour les signalements de violations dans les domaines des services, produits et marchés financiers et de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, toute personne peut déposer un rapport, que le déclarant ait obtenu l’information dans un contexte professionnel ou non.

La législation ne s’applique pas aux informations couvertes par le secret médical ou le secret professionnel des avocats, entre autres.

4. Comment faire un rapport ?

Avant de faire un rapport dans le cadre de cette politique, vous devez d’abord utiliser les voies normales de signalement et parler à votre supérieur hiérarchique, à moins qu’il ne soit impliqué dans l’incident. Si vous êtes réticent à faire un rapport par les voies normales, vous pouvez le faire par les voies ci-dessous.

4.1. Rapports internes

Le canal d’information interne est mis en avant non seulement au sein de l’entreprise, mais aussi par les lois et les règlements comme étant le canal d’information le plus approprié.

Au sein de Sterima, les dénonciateurs peuvent faire un rapport écrit par courrier électronique : whistle@sterima.be en utilisant le formulaire « Rapport de dénonciation interne », joint en annexe à la présente politique.

4.2. Traitement de la notification

Les dénonciations reçus seront enregistrés et un accusé de réception sera envoyé au dénonciateur dans les 7 jours calendaires suivant la réception du rapport.

Les dénonciations seront traités à partir d’un système privé, sécurisé et protégé. Elles seront examinées, contrôlées, stockées et traitées par une personne indépendante, le gestionnaire des dénonciations, qui restera en contact avec le dénonciateur.

Au plus tard dans les trois mois, le dénonciateur recevra un retour d’information sur les résultats de l’enquête menée à la suite de son rapport, à condition que ce rapport relève du champ d’application juridique d’un règlement sur les dénonciations d’irrégularités.

4.3. Notifications externes

Un lanceur d’alerte peut également décider d’utiliser un canal de signalement externe à l’entreprise, soit après avoir fait un signalement par les canaux internes, soit en faisant appel directement aux canaux de signalement externes, s’il les juge plus appropriés.

Le Médiateur fédéral a été chargé par le législateur belge de coordonner les signalements par le biais de canaux de signalement externes. Un rapport externe peut être adressé au Médiateur fédéral via le site web https://www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte

En outre, des autorités compétentes spécifiques ont été désignées pour certains secteurs, comme le GBA ou la FSMA.

4.4. Information du public

Une divulgation publique n’est autorisée que dans la mesure où :

les rapports internes et externes ne sont pas traités et aucune mesure appropriée n’est prise ou
le dénonciateur a des motifs raisonnables de croire que la violation constitue un danger imminent ou réel pour l’intérêt public ou
dans le cas d’un signalement externe, il existe un risque de représailles ou il est peu probable qu’il soit remédié efficacement à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire.

5. Quand le rapporteur ou le dénonciateur est-il protégé ?

5.1. Quelle protection ?

L’identité du lanceur d’alerte qui fait un signalement de bonne foi reste strictement confidentielle et ne peut être divulguée qu’à des personnes autres que celles autorisées à recevoir, enquêter et suivre le signalement dans un nombre très limité de cas juridiques :

lorsque le dénonciateur donne son consentement libre et exprès ou
sur la base d’une obligation découlant d’une législation spéciale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou de procédures judiciaires (y compris pour sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée).

En tant que dénonciateur, vous êtes protégé contre les représailles. Ils ne peuvent être tenus pour responsables d’un tel rapport s’ils avaient des motifs raisonnables de croire que le rapport était nécessaire pour divulguer une infraction. Il ne peut pas non plus y avoir de sanction professionnelle dans cette situation à la suite d’un tel rapport (pensez au licenciement). Un dénonciateur qui subit des représailles peut réclamer des dommages et intérêts.

5.2. Quand est-ce que le lanceur d’alerte peut bénéficier de protection ?

Seuls les dénonciateurs répondant aux conditions suivantes bénéficient de cette protection :

le rapporteur doit avoir des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées sur les violations sont vraies au moment du rapport et les personnes qui agissent de bonne foi peuvent bénéficier de la protection de la législation sur les dénonciations, et
le dénonciateur doit faire un rapport par la voie interne, par la voie externe ou, sous certaines conditions, par la voie publique (la presse, par exemple).

5.3. Mesures de soutien

Le lanceur d’alerte a accès à l’Institut fédéral des droits humains (IFDH) en ce qui concerne les mesures de soutien prévues par la loi. Cet institut est le point d’information qualifié et central en matière de protection des lanceurs d’alerte et est responsable de leur soutien. (https://federaalinstituutmensenrechten.be/fr/lanceurs-dalerte/que-fait-lifdh-pour-les-lanceurs-dalerte )

5.4. Sanctions

La législation sur la dénonciation prévoit des sanctions pénales importantes à l’encontre de l’entité juridique en cas de représailles contre le lanceur d’alerte.

Le législateur a également prévu des sanctions à l’encontre du dénonciateur s’il s’avère qu’il a sciemment rapporté ou divulgué de fausses informations ou qu’il a abusé de la procédure de signalement.

6. Traitement des données à caractère personnel

Tout traitement de données à caractère personnel dans le cadre du règlement sur la dénonciation est effectué conformément au règlement européen 2016/679 ou au règlement général sur la protection des données (RGPD).